Avec cet article, apprenez à configurer vos comptes fournisseurs et à préparer vos factures à la comptabilisation.
Étape 1 : Soumettre et vérifier une facture fournisseur
Pour comptabiliser vos factures, vous devez d'abord les ajouter à Spendesk (Demandeurs), accepter la demande (modérateurs) et les vérifier/valider dans Factures - Vérifier.
Soumettez une facture dans l'onglet Demandes > Nouvelle demande > Facture.
Attendez son approbation par un modérateur (sauf si elle ne nécessite pas d'approbation).
Vérifiez-la dans Factures - Vérifier. C'est là que les contrôleurs peuvent vérifier les champs de la facture comme le numéro de facture, la date d'émission, la description, le fournisseur, les champs personnalisés, le montant, et modifier le calendrier de paiement avant de la valider.
Une fois vérifiées, les factures apparaissent simultanément dans l'onglet Factures > Payer et dans l'onglet Comptabilité > Préparer.
Une facture ne peut pas être supprimée de l'onglet Demandes si elle a été marquée comme vérifiée dans Factures > Vérifier.
Étape 2 : Préparer et exporter votre facture
Une fois vérifiée dans Factures > Vérifier, les factures sont visibles à la fois dans Factures > Payer (pour les marquer comme payées) et dans Comptabiliser > Préparer. Cela permet aux contrôleurs et aux propriétaires de comptes de comptabiliser la facture avant son paiement.
Configurer des comptes fournisseurs
Consultez notre article dédié 👁 .
Ces comptes sont obligatoires pour exporter une facture!
Préparer votre facture
Effectuez une dernière vérification des informations précédemment remplies (voir ci-dessus) et ajoutez un ou plusieurs comptes de TVA / charge aux détails de votre facture. 👉🏻 Vous pouvez utiliser des filtres (c'est-à-dire regrouper par fournisseur / type / période) pour faciliter votre préparation.
Marquez votre facture comme étant prête pour la visualiser dans Comptabiliser > Export.
Exporter votre facture
Allez dans Comptabiliser > Export et sélectionnez la période de votre facture pour passer en revue les paiements disponibles à l'export.
Si vous constatez qu'une facture a été envoyée par erreur dans Comptabiliser > Export, renvoyez votre facture à l'onglet Preparer en cliquant sur "Voir", la facture et ensuite l'action de renvoi correspondante.
