Une fois examinées par les équipes financières (contrôleurs) dans Notes de frais > Vérifier, les notes de frais à rembourser apparaissent dans Notes de frais > Planifier les remboursements.
En tant que Contrôleur ou Propriétaire de compte, sélectionnez dans cet onglet les employés que vous souhaitez rembourser. Assurez-vous que leurs coordonnées bancaires sont déjà correctement renseignées dans votre page Paramètres > Membres.
Le montant de la note de frais, si vous cliquez sur "Rembourser depuis Spendesk", sera prélevé automatiquement du compte de votre entreprise (pas du compte Spendesk), contrairement à nos comptes européens où les notes de frais sont prélevées sur le montant disponible sur Spendesk.
La limite applicable est de 10K par virement.
Un virement ACH met environ 5 jours ouvrés à parvenir à son bénéficiaire.
Choisissez une date d'exécution
Payer aujourd'hui : par défaut, les notes de frais sélectionnées ont une date d'exécution à la date du jour. Dès que le titulaire du compte confirme le virement, la demande est exécutée le lendemain matin par notre partenaire bancaire.
Payer plus tard : vous pouvez programmer un virement pour une date ultérieure en sélectionnant une date d'exécution de votre choix, dans le futur. Une fois confirmé par le titulaire du compte, le virement est exécuté à la date choisie.
Choisir de rembourser à partir de Spendesk
Par défaut, quand la fonctionnalité est activée, les notes de frais sélectionnées sont remboursées depuis Spendesk, en utilisant votre compte bancaire d'entreprise.
Si vous changez d'avis, vous pouvez toujours choisir l'option "CSV" et effectuer un virement manuel.
Lorsque vous choisissez de rembourser "directement de Spendesk", le propriétaire du compte est notifié par email et doit confirmer le remboursement à partir de Notes de frais > Confirmer.
👉 Tant que la date d'exécution n'est pas atteinte, vous pouvez toujours annuler le virement à partir de Notes de frais > Historique.