Quién puede configurar / editar presupuestos?
➡️ El dueño de la cuenta ✅
➡️ Controladores ✅
➡️ Administradores ❌
➡️ Solicitantes ❌
En Spendesk, puedes configurar Presupuestos y subpresupuestos.
Ten en cuenta que, por ahora, no es posible configurar un nivel adicional de subpresupuestos.
Para configurar un presupuesto, ve a la pestaña Ajustes > Presupuestos.
Antes de configurar un presupuesto, asegúrate de haber creado tus centros de coste (detalles aquí) y tus categorías de gasto (detalles aquí).
A continuación, asegúrate de crear tu periodo presupuestario como se indica aquí.
Si ya has configurado tus primeros presupuestos, haz clic aquí para ver cómo editarlos.
Establecer un presupuesto
1. Haz clic en "Importar mis presupuestos"
En la página Ajustes > Presupuestos, podrá ver la lista de todos los centros de coste que haya configurado anteriormente. En la parte superior de esta página, podrás ver una inserción en la que se explica que puedes importar tus presupuestos. Haz clic en "Importar mis presupuestos".
Se abrirá una nueva ventana como la siguiente:
2. Descarga tu plantilla personalizada y rellénala
Puedes hacer clic en el botón "Descargar la plantilla". Se descargará en su ordenador un fichero con formato .xlsx.
Abre ese archivo con el software que utilices para trabajar con tus presupuestos: Excel u hojas de cálculo de Google y empieza a rellenar el archivo.
El archivo tendrá este aspecto, pero con tus propios datos de Spendesk (centros de coste y categorías de gasto que proporcionaste en el producto):
Podrás ver:
Una pestaña por centro de coste
Todas sus categorías de gastos en cada pestaña
Varias columnas para los meses o una sola columna para el importe global del periodo (dependiendo de lo que haya configurado en su periodo presupuestario)
El valor "0.00" es donde puede editar los números.
¿Utilizar presupuestos o presupuestos + subpresupuestos?
Si desea presupuestos Y subpresupuestos: rellene los subpresupuestos correspondientes (sin impuestos) en las líneas de sus categorías de gastos como se indica a continuación (la línea del presupuesto del centro de costes se calculará automáticamente mediante una suma).
Si sólo deseas presupuestos pero no subpresupuestos: por favor, rellena sólo la línea "Presupuesto del centro de coste" con tus presupuestos y deja 0,00 en el resto, como se indica a continuación.
⚠️ Estas son las pautas a seguir para rellenar la importación del fichero sin incidencias:
No edites ❌ los nombres de las pestañas.
No añadas ❌ ni elimines ninguna pestaña.
No edites ❌la primera columna.
No edites ❌ el nombre de tus categorías de gastos (si tienes alguna).
SÓLO edita los números donde veas "0,00" para añadir los importes de tus propios presupuestos.
La línea "Presupuesto del centro de coste" debe ser siempre igual o superior a la suma de las líneas de los subpresupuestos.
3. Sube el archivo a Spendesk 🚀
Una vez que hayas terminado de rellenar, asegúrate de guardar tus ediciones y de mantener el mismo formato que te hemos proporcionado.
Vuelve a la interfaz de Spendesk y elige el archivo a importar, luego haz clic en "Iniciar la importación".
Si has rellenado correctamente el archivo, deberías terminar con un mensaje de éxito y todos tus presupuestos configurados en Spendesk, así:
Si ves algún error, lee atentamente los mensajes que contiene e inténtalo de nuevo.
Edita tus presupuestos
👉 Sólo tienes que hacer clic en "Actualizar presupuestos". Puedes descargar de nuevo tu plantilla personalizada y rellenarla antes de importarla (cf. pasos 2 y 3 anteriores).