Zum Hauptinhalt springen
Alle Kollektionen🔐 Rechtliches und SicherheitCompliance
🧐 KYC fĂŒr Unternehmen - Verfahren und erforderliche Dokumente
🧐 KYC fĂŒr Unternehmen - Verfahren und erforderliche Dokumente
Vor ĂŒber einer Woche aktualisiert

💡 Wir sind gesetzlich verpflichtet [Artikel L.561-5 et R.561-5-4 des französischen Finanzmarktgesetzes], Informationen ĂŒber das Unternehmen, seine gesetzlichen Vertreter und seine wirtschaftlichen EigentĂŒmer zu sammeln.

  • Anhand der bereitgestellten GeschĂ€ftsinformationen können wir ĂŒberprĂŒfen, ob das Unternehmen existiert, eine rechtmĂ€ĂŸige TĂ€tigkeit ausĂŒbt und unsere Plattform konsequent nutzt.

  • Die Angaben zu den gesetzlichen Vertretern und wirtschaftlichen EigentĂŒmern helfen uns, die IdentitĂ€t der Personen zu ermitteln und zu ĂŒberprĂŒfen, die das Unternehmen durch Eigentum oder rechtliche Befugnisse kontrollieren.

Erforderliche Dokumente fĂŒr KYC

  • Handelsregisterauszug, der weniger als 3 Monate alt ist

  • IdentitĂ€tsnachweis (POI) der Person, die die Spendesk-Anmeldung vornimmt

  • Wenn der Nutzer kein gesetzlicher Vertreter (GeschĂ€ftsfĂŒhrer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist, bitten wir um eine Vollmacht (Vorlagen verfĂŒgbar auf EN, FR, DE und ES)

    • Dokument zur BestĂ€tigung der BevollmĂ€chtigung

    • POI des gesetzlichen Vertreters, der die Vollmacht ĂŒbertragen hat

  • ErklĂ€rung des Unternehmens zu den wirtschaftlichen EigentumsverhĂ€ltnissen (Beneficial Ownership Declaration)

    • Das Dokument zur ErklĂ€rung des wirtschaftlichen Eigentums finden Sie hier.

  • Wenn ein Unternehmen keine ErklĂ€rung zum wirtschaftlichen Eigentum vorlegt, fragen wir nach der Gesellschafterstruktur des Unternehmens (mit Datum und Unterschrift) und den POI aller Gesellschafter.

Weitere Informationen zu diesen Dokumenten finden Sie am Ende des Artikels 👇.


KYC-Schritte fĂŒr Unternehmen

Der KYC-Prozess ist in drei Abschnitte unterteilt:

  1. GeschÀftliche Informationen: Informationen zum Unternehmen und zur Gewerbeanmeldung.

  2. Unternehmensstruktur: Wer leitet das Unternehmen und wie ist die Gesellschafterstruktur.

  3. KontoĂŒberprĂŒfung: Ein:e Mitarbeiter:in ĂŒberprĂŒft die Informationen und gewĂ€hrt Zugang zu jedem neuen Konto.

1. Business Information

Im Abschnitt GeschĂ€ftsinformationen wird geprĂŒft, wer das Unternehmen ist und warum/wie Spendesk eingesetzt wird.

Alle Informationen, die wir im ersten Schritt der KYC benötigen, finden Sie im Folgenden.

  1. Wir mĂŒssen die voraussichtlichen monatlichen Ausgaben des Unternehmens (in Euro) kennen.

  2. Wir mĂŒssen verstehen, wofĂŒr das Unternehmen das Geld voraussichtlich ausgeben wird.

  3. Wir mĂŒssen wissen, wie viele Mitarbeiter Spendesk nutzen werden (nicht die Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen).

  4. Wir mĂŒssen wissen, wo das Unternehmen seinen Sitz hat. Dies beinhaltet:

    1. Die angemeldete Adresse

    2. Steuerlicher Sitz (das Land, in dem das Unternehmen Steuern zahlt)

    3. Alternative Adresse (wenn die Adresse, an der die gewerbliche TĂ€tigkeit ausgeĂŒbt wird, von der angemeldeten Adresse abweicht)

  5. Wir mĂŒssen die wichtigsten GeschĂ€ftsinformationen verstehen, wie z. B:

    1. Firmenname

    2. Handelsname

    3. Rechtsform

    4. Datum der Registrierung

    5. Registernummer

    6. Mw-St.-Nr.

    7. Webseite des Unternehmens

    8. Informationen ĂŒber die GeschĂ€ftstĂ€tigkeit

  6. Wir benötigen einen Handelsregisterauszug, der weniger als 3 Monate alt ist

  7. Wir mĂŒssen verstehen, wie das Unternehmen finanziert wird.

2. Company Structure

Der Abschnitt Unternehmensstruktur soll verdeutlichen, wer die Person ist, die den Vertrag mit Spendesk abschließt, und wer das Unternehmen besitzt und leitet.

Untenstehend finden Sie alle Informationen, die wir erfassen mĂŒssen.

Bitte beachten Sie, dass wir je nach den von den Nutzern bereitgestellten Informationen unterschiedliche Unterlagen verlangen.

Unten finden Sie alle Informationen, die Sie fĂŒr die Unternehmensstruktur benötigen:

  1. Wir benötigen Informationen ĂŒber die Person, die die Registrierung bei Spendesk vornimmt. Dies beinhaltet:

    1. Vor- und Nachname

    2. MĂ€dchenname/Geburtsname

    3. Geschlecht - Was auf dem Ausweis angegeben ist

    4. Geburtsdatum

    5. Staatsangehörigkeit

    6. Geburtstag und Geburtsland

    7. E-Mail-Adresse

    8. Telefonnummer

    9. Wohnanschrift
      ​

  2. Wir benötigen einen IdentitÀtsnachweis der Person, die die Spendesk-Registrierung vornimmt.

    1. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des Reisepasses oder eines amtlichen Personalausweises hochladen. Wenn Sie einen Reisepass hochladen, mĂŒssen Sie eine vollstĂ€ndige Kopie der Ober- und Unterseite einreichen, und fĂŒr den Personalausweis benötigen wir die Vorder- und RĂŒckseite.

  3. Wir fragen, ob die Person ein:e gesetzliche:r Vertreter:in (GeschĂ€ftsfĂŒhrer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) ist, um zu verstehen, ob sie eine Vollmacht haben muss.

  4. Wenn der:die Nutzer:in KEIN:E gesetzliche:r Vertreter:in ist, fragen wir nach einer Vollmacht, und wir brauchen :

    1. Ein unterschriebenes Dokument der VollmachtsĂŒbertragung vorlegen - Sie können eine Vorlage in der App herunterladen oder Sie finden Vorlagen hier:
      ​PoA EN Template.pdf

    2. Wir benötigen auch einen IdentitÀtsnachweis der:s gesetzliche:n Vertreter:in, der die Vollmacht erteilt hat.

  5. Wenn die Person ein gesetzlicher Vertreter ist oder die Vollmachtsdaten angegeben hat, werden beide zum Abschnitt "Gesetzlicher Vertreter" weitergeleitet. Hier bitten wir sie, eine vollstÀndige Liste der gesetzlichen Vertreter des Unternehmens anzugeben.

    1. Wenn eine gesetzlichen Vertreter hinzufĂŒgt, benötigen wir Ă€hnliche Informationen wie beim Kontoinhaber:

      1. Vor- und Nachname

      2. MĂ€dchenname/Geburtsname

      3. Geschlecht – Wie im Personalausweis angegeben

      4. Geburtsdatum

      5. NationalitÀt

      6. Geburtsstadt und -land

      7. Privatadresse

  6. Wir bitten um die EigentĂŒmererklĂ€rung des Unternehmens.

    1. Ein Benutzer kann das Dokument zur EigentĂŒmererklĂ€rung hier finden.

    2. Wichtiger Schritt: Falls Sie das offizielle Dokument nicht bereitstellen können, werden wir spÀter im KYC-Prozess nach den IdentitÀtsnachweisen aller Gesellschafter fragen.

    • Definition einer EigentĂŒmererklĂ€rung:

      Die ErklĂ€rung ist das offizielle Dokument, das aus dem Register fĂŒr wirtschaftliche EigentĂŒmer stammt, und enthĂ€lt Informationen wie den Namen des wirtschaftlichen EigentĂŒmers, Geburtsdatum, NationalitĂ€t, Land des Wohnsitzes sowie Details zu seinem Eigentum oder seiner Kontrolle. Der wirtschaftliche EigentĂŒmer ist in der Regel jemand, der direkt oder indirekt mehr als 25 % der Anteile an einem Unternehmen besitzt oder anderweitig Kontrolle ĂŒber das Management der Einrichtung ausĂŒbt.
      ​

  7. Wenn ein Unternehmen KEINE EigentĂŒmererklĂ€rung vorlegt, bitten wir um die Gesellschafterstruktur des Unternehmens (datiert und unterzeichnet).

    1. Wichtiger Hinweis: Dieser Schritt ist obligatorisch, wenn keine EigentĂŒmererklĂ€rung vorgelegt wurde.

    2. Im Produkt kann ein Beispiel gesehen werden – es handelt sich im Wesentlichen um ein Dokument, das zeigt, wer das Unternehmen besitzt und wie viel Anteile sie besitzen.

  8. Wenn der Benutzer die EigentĂŒmererklĂ€rung vorlegt oder nachdem er das Dokument zur Gesellschafterstruktur vorgelegt hat, bitten wir den Benutzer um eine Liste der Gesellschafter.

    1. Wer sollte zur Liste der Gesellschafter hinzugefĂŒgt werden? Unternehmens- und/oder individuelle Stakeholder, die direkt oder indirekt mehr als 25 % der Unternehmensanteile besitzen oder kontrollieren. Im Falle einer mehrschichtigen EigentĂŒmerstruktur mĂŒssen alle ZwischenaktionĂ€re ausdrĂŒcklich angegeben werden.

    2. Nach welchen Informationen fragen wir?

      1. Wir bitten um eine Vielzahl von Informationen, abhÀngig davon, ob der Gesellschafter eine Einzelperson oder ein Unternehmen ist und ob die Aktien direkt oder indirekt gehalten werden. Es ist daher am besten, sich auf die Screenshots zu beziehen.

        • Informationen, wenn der Gesellschafter eine Einzelperson ist und die Aktien indirekt besitzt:

        • Informationen, wenn der Gesellschafter eine Einzelperson ist und die Aktien direkt besitzt:

        • Informationen, wenn der Gesellschafter ein Unternehmen ist und die Aktien indirekt besitzt:

        • Informationen, wenn der Gesellschafter ein Unternehmen ist und die Aktien direkt besitzt:

  9. Wichtiger Hinweis: Wenn der Benutzer die EigentĂŒmererklĂ€rung nicht vorlegt, benötigen wir die IdentitĂ€tsnachweise (POIs) aller Gesellschafter. Wir werden dies automatisch im Ablauf anfragen, wenn der Benutzer das Dokument nicht bereitstellt.

Weitere Informationen zu den erforderlichen Dokumenten

Handelsregisterauszug

Sie muss weniger als 3 Monate alt sein.

Das Dokument kann unter diesem Link abgerufen werden.

Warum brauchen wir das? Es wird geprĂŒft, ob das Unternehmen rechtmĂ€ĂŸig existiert, d. h. ob es bei der zustĂ€ndigen Behörde registriert ist.

IdentitÀtsnachweis (POI)

Es ist eine Kopie (Vorder-/RĂŒckseite) des Personalausweises oder eine Kopie der beiden Seiten (oben/unten) des Reisepasses.

Die Kopie des Dokuments muss farbig und sehr deutlich sein und darf keine MÀngel aufweisen, die die Beschriftung unleserlich machen könnten (Spiegelung, abgeschnittene Teile...).

Warum brauchen wir das? Es identifiziert die Person auf der Grundlage ihrer einzigartigen Informationen. Außerdem wird durch die Bereitstellung privater und zuverlĂ€ssiger Unterlagen Betrug verhindert.

Vollmacht

Es handelt sich um eine BefugnisĂŒbertragung, die von einem gesetzlichen Vertreter (GeschĂ€ftsfĂŒhrer:innen; Prokurist:innen; Kommanditist:innen) unterzeichnet ist und jemanden ermĂ€chtigt, im Namen des Unternehmens zu handeln. Dieses Dokument sollte mit dem POI des gesetzlichen Vertreters, der die Befugnis ĂŒbertragen hat, verknĂŒpft werden.

Sie können das Dokument unter diesem Link finden.

Warum brauchen wir das? Damit wird ĂŒberprĂŒft, ob das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der rechtlich dazu befugt ist.

ErklÀrung zu den wirtschaftlichen EigentumsverhÀltnissen (Beneficial Ownership Declaration)

Die ErklĂ€rung des wirtschaftlichen EigentĂŒmers ist ein offizielles Dokument, das dem Register des jeweiligen Landes vorgelegt wird und in dem die wesentlichen EigentĂŒmer des Unternehmens, die in der Regel 25% oder mehr der Aktien besitzen, aufgelistet sind.

Das Dokument zur ErklĂ€rung der wirtschaftlichen EigentĂŒmers finden Sie hier.

Wenn ein Kunde dieses Dokument nicht zur VerfĂŒgung stellt, fragen wir nach der Gesellschafterstruktur des Unternehmens und den POI aller Gesellschafter.

Warum brauchen wir das? Damit wird ĂŒberprĂŒft, ob das Zahlungskonto von jemandem eröffnet wurde, der rechtlich dazu befugt ist.

Gesellschafterstruktur*

Offizielles Dokument, das die vollstĂ€ndige Beteiligungsstruktur des Unternehmens zeigt (Organigramm/Kapitalisierungstabelle/Bescheinigung ĂŒber die Beteiligung mit Datum und Unterschrift eines Direktors, Aktienregister fĂŒr jedes beteiligte Unternehmen...).

Beispiel unten - Wir benötigen die gesamte Gesellschafterstruktur (wenn z. B. ein Unternehmen Anteile an dem Unternehmen hat, um das es bei der KYC geht, benötigen wir auch dessen Gesellschafterstruktur).

Warum benötigen wir dies? Es identifiziert die Personen, die erhebliche Kontrolle ĂŒber das Unternehmen haben. Es verhindert auch Betrug durch die Bereitstellung vertraulicher Informationen. Da wir uns nicht auf das offizielle Dokument verlassen können, um die IdentitĂ€t des wirtschaftlichen EigentĂŒmers zu identifizieren und zu ĂŒberprĂŒfen, stĂŒtzen wir uns auf eine andere zuverlĂ€ssige Quelle (ausgegebene Identifikationsdokumente der Regierung).

* Beispiel fĂŒr eine Gesellschafterstruktur - Wir benötigen die gesamte Beteiligungsstruktur (wenn z. B. ein drittes Unternehmen Anteile an dem Unternehmen hat, um das es bei der KYC geht, benötigen wir auch dessen Beteiligungsstruktur).

Sonstige eventuell erforderliche Dokumente & Glossar

Bankschreiben

Es ist eine BestĂ€tigung Ihrer Bank, dass das Bankkonto Ihres Unternehmens bei ihr gefĂŒhrt wird.

Finanzierungsquelle (SOF)

Gibt die Herkunft des Geldes oder der finanziellen Vermögenswerte des Unternehmens an. Bei der Ermittlung der Finanzierungsquelle mĂŒssen die Unternehmen nicht nur versuchen zu verstehen, woher die Mittel stammen (in Bezug auf das Konto, von dem sie ĂŒberwiesen wurden), sondern auch, welche TĂ€tigkeit zur Generierung dieser Mittel gefĂŒhrt hat.

Quelle des Vermögens (SOW)

Bezieht sich auf die Mittel, mit denen ein Unternehmen sein gesamtes Vermögen erworben hat. Um die Quelle des Vermögens zu ermitteln, mĂŒssen die Finanzinstitute herausfinden, warum der Kunde ĂŒber das Vermögen verfĂŒgt, das er besitzt, und wie er es angesammelt hat.

Unterschrift

Unterschrift auf dem KYC-Formular

E-mail

E-Mail Adresse des unterzeichnenden Direktors

Wohnanschrift

Wohnanschrift der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

Geburtsdatum

Geburtsdatum der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

Staatsangehörigkeit

Staatsangehörigkeit der genannten Person (kein Dokument erforderlich)

Adressennachweis (POA)

In einigen FÀllen können wir einen Adressennachweis verlangen, der weniger als 3 Monate alt ist und aus der folgenden Liste stammt:

- Kontoauszug (keine Kreditkartenabrechnung);

- Gas-, Strom-, Wasser- und Internetrechnungen (keine Telefonrechnungen);

- Schreiben einer anerkannten öffentlichen Behörde.

Weitere Informationen und Tipps zur Vorbereitung Ihrer KYC-ÜberprĂŒfung finden Sie unter:

Hat dies Ihre Frage beantwortet?