Il y a deux types de notifications sur Spendesk :
Les notifications d'ordre général, par mail, liées à l'activité du compte et l'usage des cartes et demandes.
Les notifications liées au rôle et/ou à la permission accordés sur l'interface. Elles peuvent être envoyées par email, notification mobile, Slack...
1) Notifications générales
Vous pouvez modérer certaines notifications depuis votre onglet Paramètres (selon votre rôle), ou à défaut depuis votre Avatar > Profil > Notifications.
Notifications envoyées aux Demandeurs (emails)
Toute carte physique bloquée, annulée ou marquée comme perdue.
Tout paiement réalisé avec une carte physique.
Toute carte expirée.
Un récapitulatif hebdomadaire d'activité.
Un email quand ils sont ajoutés à une règle sur les reçus, ou que la règle sur les reçus est modifiée
Notifications mobiles envoyées aux Demandeurs
Lorsqu'un paiement est refusé (carte bloquée, limite trop basse, etc.)
Lorsqu'un nouveau paiement ou un remboursement est effectué
Lorsqu'un retrait est effectué
Lorsqu'une carte est en attente d'activation
Notifications envoyées aux Contrôleurs, Administrateurs et Propriétaires de compte
une confirmation d'inscription d'un membre.
Une activation de carte physique.
Une carte bloquée, annulée ou marquée comme perdue.
Un reçu manquant.
Un niveau bas de fonds présents sur le compte.
Un relevé de compte.
2) Notifications liées aux demandes (cartes virtuelles, notes de frais, factures...)
👉🏻 Ces notifications sont automatiques et ne sont pas consultables dans votre page Notifications. Elles ne peuvent pas être désactivées.
Notifications envoyées aux Demandeurs
toute demande approuvée.
Le jeudi, un récapitulatif des reçus manquants (par mail et sur Slack si votre compagnie a l'intégration)
👩🏻💻 Les Propriétaires de compte et Administrateurs peuvent modifier le jour et l'heure du rappel.Le vendredi, une liste des dépenses validées ou refusées par l'équipe Finance ou le modérateur d'équipe (par email).
Exception notable pour les notes de frais : l'état des demandes n'est pas envoyé par courrier électronique (mais par les notifications push de l'application ou Slack).
🚨 Aucun email n'est envoyé s'il n'y a pas de dépense à valider.
🚨 Aucun email n'est envoyé pour les bons de commande.
Notifications envoyées aux Contrôleurs,
le lundi à 14H,
les notes de frais non approuvées pour le moment.
Les notes de frais approuvées en attente de remboursement.
Les factures à approuver (pas de mail envoyé s'il n'y a pas de facture à valider). Ces notifications sont par email.
🚨 Aucun email n'est envoyé pour les bons de commande.
Notifications envoyées aux Modérateurs d'équipe ou Modérateurs de Centres de Coût
pour les notes de frais et les frais kilométriques (sur Slack) immédiatement dès leur soumission, une notification sur Slack et par mobile est envoyée.
pour une demande de recharge de carte, un approbateur doit recevoir :
-un email
-une notification push s'il a un appareil connecté à l'application Spendesk
-un message Slack s'il a activé l'intégration Slack.
Le lundi, un récapitulatif des notes de frais pas encore approuvées est envoyé par email.
👉🏻Les demandes de cartes virtuelles, bons de commande et soumissions de factures font automatiquement l'objet d'une notification par mail car elles sont considérées comme des dépenses urgentes.
🚨 Aucun email n'est envoyé aux modérateurs s'ils n'ont pas de dépense en attente de validation.
Example:
Je suis modérateur. Si j'ai validé toutes les demandes de mon équipe avant le lundi, je ne recevrai pas de notification le lundi par email.