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📂 FAQ - Budgets, Unterbudgets und Kostenstellen
📂 FAQ - Budgets, Unterbudgets und Kostenstellen

Alle Antworten auf hÀufige Fragen auf einer Seite!

Vor ĂŒber einer Woche aktualisiert

Kann man Budgest herunterladen/exportieren?

Ja! Folgen Sie den Anweisungen in diesem Artikel.

Kann man eine Verbindlichkeit auf mehrere Aufwandskonten aufteilen?

Ja!

Ist die Funktion der Kostenstellen beim Essentials-Paket inklusive?

Ja, ist Sie!

Können wir Budgets organisationsĂŒbergreifend ĂŒberwachen?
Zurzeit hat jede Tochtergesellschaft ihre eigenen Budgets und Unterbudgets.

Es ist nicht möglich, ein Budget auf verschiedene Spendesk-Konten aufzuteilen.

Sie können jedoch die Ergebnisse aller Einheiten in einer einzigen Datei zusammenfassen, wenn Sie denselben Kostenstellennamen bei mehreren Tochtergesellschaften verwenden. Sie können auch die Funktion Dashboards ansehen > Spend trends > Spend by cost center verwenden, da der Bericht standardmĂ€ĂŸig mehrere Tochtergesellschaften auf einmal enthĂ€lt.

Worin besteht der Unterschied zwischen der Datenverarbeitung auf dem Dashboard und der Registerkarte "Verbindlichkeiten"?
Keine! Wenn Sie die Informationen auf den Dashboards verfolgen, sehen Sie nur die "verwendeten" (die Zahlung wurde getÀtigt) - wenn Sie die Informationen unter "Verbindlichkeiten" nach Kostenstellen verfolgen, ist es auch nicht möglich, die vorgemerkten Transaktionen zu exportieren.

ErzĂ€hlen Sie uns mehr ĂŒber die Benennung von Budgets:

Name des Budgets = Name der Kostenstelle, nachdem die Budgetperiode definiert wurde.

Wie weiss man, wie viel des Budgets bereits gebraucht wurde? (2 Möglichkeiten)

Wenn Sie die BetrÀge neben den Ausgabenkategorien zusammenzÀhlen, entsprechen sie dem "Verbrauch".

Andernfalls können Sie einfach mit dem Cursor ĂŒber den violetten Balken mit der Bezeichnung "Verwendet" fahren.

Wenn Sie mit dem Mauszeiger ĂŒber diesen Balken fahren, können Sie auch die zugesagten Zahlungen ĂŒberprĂŒfen:

Woher wissen wir, ob ein Unterbudget eingerichtet wurde?

Neben den Ausgabenkategorien sehen Sie einen Balken mit den Angaben "verwendet", "zugesagt" und "verfĂŒgbar". Auf dem vorherigen Screenshot (Frage 7) waren keine zusĂ€tzliche Balken zu sehen, also waren keine Unterbudgets definiert.

Welche Perioden können ausgewÀhlt werden?

Im Moment können Sie zwischen Insgesamt und per Monat wÀhlen.

Wenn Sie die erste Option wÀhlen, sehen die Mitarbeiter nur den Gesamtbetrag, mit der zweiten Option sehen sie die Details pro Monat.

Berechnet ihr Steuern auf den Budgets?
Nein, das tun wir nicht - wir fragen die Budgets ohne Steuern ab und berechnen die Budgets ohne Steuern, sobald uns die Höhe der Steuern bekannt ist (dank unserer OCR oder bei manueller Eingabe durch den Benutzer).

Worin besteht der Unterschied zwischen dem "Zugesagtem" und dem "Verwendeten"?

Zugesagt ist, wenn ein Ausgabenantrag von den Managern genehmigt wird. Wir sind nahe dran, sicher zu sein, dass sich dies auf das Budget auswirkt, wir betrachten es als fĂŒr den Budget angefallen.

Verwendet ist eine Ausgabe, die bereits getĂ€tigt wurde (z. B. eine Kartenzahlung) oder noch getĂ€tigt werden wird (von den Finanzteams bei der ÜberprĂŒfung validiert). Sobald eine Ausgabe als gebraucht gilt, sind wir zu 100 % sicher, dass sie sich auf das Budget auswirkt.

Kann man die Details der Zahlungen/Verbindlichkeiten sehen, wenn wir die Abschnitte "Verwendet" und "Zugesagt" ĂŒberprĂŒfen?

Ja, das können Sie.

Sie können jeden einzelnen Abschnitt mit dem Lieferanten, der Menge... ĂŒberprĂŒfen. Klicken Sie auf den Abschnitt, den Sie ĂŒberprĂŒfen möchten!

Kann man als Genehmigende sehen, wie viel vom Budget verwendet wurde, bevor wir eine Ausgabe genehmigen?

Ja, wenn Sie auf die Anfrage klicken, werden die Details auf der rechten Seite angezeigt.

Ein/e Kontoinhaber:in, ein/e Controller:in, ein/e Budgetinhaber:in oder ein/e Genehmigender:in kann sie in der Registerkarte "Anfragen" sehen.

Kann man Budgets und Unterbudgets löschen?

Das ist nicht per se möglich: Es ist teilweise möglich, indem Sie die Kostenstelle oder Ausgabenkategorie Ihrer Wahl löschen.

Wenn wir eine Kostenstelle anlegen, wo wird sie sichtbar sein?
Sie wird in der Registerkarte Budgets und der Seite der Kostenstellen angezeigt. Außerdem wird sie an Anfragen/Zahlungen angehĂ€ngt, sobald jemand eine Anfrage ĂŒber diese Kostenstelle stellt. Sie können natĂŒrlich eine Kostenstelle standardmĂ€ĂŸig in den Benutzerprofilen einrichten.

Was kann man mit den Informationen aus der vorherigen Frage sehen?

Das verwendete, das zugesagte und das noch verfĂŒgbare Budget.

Kann man als Kontoinhaber:in/Controller:in/Genehmiger:in/Budgetinhaber:in Unterbudgets auf der Registerkarte Anforderungen sehen?

Ja, in der Registerkarte "Anfragen" und in der Registerkarte "Budgets" (Genehmigende haben jedoch keinen Zugriff auf die Registerkarte "Budgets").

Wer kann die Datei fĂŒr die Erstellung eines Budgets/Unterbudgets herunterladen?

Kontoinhaber:innern und Controller:innen

Was passiert, wenn wir die xlsx-Datei nicht richtig ausfĂŒllen?

Sie werden darauf hingewiesen, wenn die Datei nicht den Anforderungen entspricht (es wird die Fehlermeldung "kann nicht gelesen werden" angezeigt).

Hat dies Ihre Frage beantwortet?