Lorsqu'un modérateur approuve une demande de remboursement de frais dans Demandes, celle-ci apparaît ensuite dans l'onglet Notes de frais > Vérifier. Les équipes comptables peuvent examiner toutes les informations connexes avant de rembourser la demande.

Toutes les notes de frais approuvées en attente de remboursement se trouvent dans l'onglet Notes de frais > Vérifier. À partir de cet onglet, les contrôleurs peuvent facilement valider ou rejeter les demandes, et même traiter plusieurs notes de frais à la fois.

Si une note de frais a été vérifiée par le contrôleur, elle ne peut plus être supprimée dans les Demandes.

Une fois que les notes de frais sont marquées comme "vérifiées", elles passent dans l'onglet Notes de frais > Rembourser et dans l'onglet Comptabiliser > Préparer.

Il existe trois façons de rembourser vos employés :

Lorsque vous exportez la liste des notes de frais à rembourser par votre banque dans Notes de frais > Rembourser, elles sont automatiquement marquées comme payées dans Spendesk. Cependant, vous pouvez toujours garder la trace des dépenses qui ont été précédemment payées en naviguant dans l'onglet Historique. Cet onglet contient tous les détails des dépenses précédemment remboursées.

Les notes de frais approuvées dans Notes de frais > Vérifier apparaissent ensuite dans Notes de frais > Rembourser et Comptabiliser > Préparer simultanément.

Les notes de frais approuvées peuvent être préparées dans Préparer et exportées dans Exporter, elles seront alors visibles dans le journal de banque (uniquement si elles ont été remboursées par Spendesk).

Les notes de frais approuvées et remboursées sont transférées dans la section Paiements, avec le reste de vos paiements Spendesk.

N'hésitez pas à contacter votre responsable de compte pour plus d'informations sur notre fonctionnalité de gestion des notes de frais !